10 mẹo thủ thuật hữu ích nhất của Microsoft Word
Microsoft Word là một trong những trình soạn thảo văn bản yêu thích của chúng tôi. Với một loạt các tính năng lớn như vậy, Microsoft Office Word có thể trông phức tạp. Có rất nhiều thủ thuật và phím tắt ẩn giúp chỉnh sửa văn bản dễ dàng hơn. Dưới đây là một số mẹo tôi nghĩ sẽ giúp bạn khi bạn đang sử dụng Microsoft Word.
Mẹo và thủ thuật Microsoft Word
1. Lựa chọn dọc của văn bản
Thông thường, chúng ta chọn một ký tự, một từ, một câu hoặc một đoạn văn. Tất cả các lựa chọn này là lựa chọn ngang. Đôi khi bạn có thể cần phải chọn theo chiều dọc. Ví dụ: nếu văn bản của bạn có số ở đầu, bạn có thể chỉ muốn chọn các số để xóa chúng cùng một lúc (xem hình).
Để chọn văn bản theo chiều ngang, nhấn ALT và bấm để kéo và thực hiện lựa chọn. Hãy nhớ nhả khóa ALT trước khi thả chuột, nếu không nó sẽ mở hộp thoại Nghiên cứu. Kiểm tra các cách sử dụng khác nhau của các lựa chọn dọc và cho chúng tôi biết tất cả những gì bạn đã làm với tính năng này.
2. Khoảng cách dòng mặc định
Khoảng cách dòng mặc định trong Microsoft Word là 1,15 so với 1 trong Microsoft Word 2003. Microsoft đã thay đổi dãn cách dòng để làm cho văn bản của bạn dễ đọc hơn. Nếu bạn muốn dãn cách dòng mặc định là 1, hãy làm theo quy trình này:
- Trong khi trên tab Trang chủ, nhấp chuột phải vào nút Kiểu nhanh thông thường và chọn Sửa đổi
- Trong danh sách Định dạng xuất hiện, chọn Đoạn văn
- Bên dưới Dãn cách, thay đổi dãn cách dòng từ 1,15 thành 1
- Nhấp vào OK
- Chọn hộp chống lại “Tài liệu mới dựa trên mẫu này.”
- Nhấp vào OK
3. Thay đổi vị trí lưu mặc định
Theo mặc định, MS Word mở thư mục tài liệu khi bạn nhấn CTRL + S lần đầu tiên. Nếu bạn nghĩ rằng điều này gây khó chịu cho bạn, bạn có thể thay đổi vị trí tệp mặc định thành một số nơi khác mà bạn thường lưu trữ tài liệu của mình.
- Nhấp vào Tệp
- Nhấp vào Tùy chọn
- Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của cửa sổ xuất hiện
- Ở phần bên phải của cửa sổ, cuộn xuống nút có nội dung “Vị trí tệp”
- Chọn Tài liệu và nhấp vào Sửa đổi
- Trong hộp thoại Lưu Tệp xuất hiện, nhập hoặc chọn đường dẫn mới và nhấp vào OK để đóng hộp thoại Lưu tệp.
- Bấm OK để đóng cửa sổ.
4. Thay đổi phông chữ mặc định
Phông chữ mặc định cho các tài liệu mới trong MS Word là Calibri. Mặc dù phông chữ tốt cho việc xem trực tuyến, nhưng nó tạo ra vấn đề khi in. Bạn có thể đang sử dụng Times New Roman hoặc Arial cho các công việc in ấn. Một phương pháp là thay đổi phông chữ theo cách thủ công mỗi lần sau khi bạn đã nhập tài liệu. Nhưng sau đó, nó sẽ liên quan đến việc định dạng lại tài liệu. Một phương pháp khác là thay đổi phông chữ mặc định.
- Nhấp chuột phải vào nút Kiểu nhanh bình thường trên tab Trang chủ.
- Nhấp vào Sửa đổi
- Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Định dạng… để mở menu thả xuống và chọn Phông chữ
- Trong hộp thoại Phông, chọn phông chữ bạn muốn sử dụng với mọi tài liệu.
- Thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác mà bạn muốn, chẳng hạn như kích thước phông chữ, v.v.
- Nhấp vào OK
- Nhấp để chọn “Tài liệu mới dựa trên mẫu này”
- Bấm OK để đóng hộp thoại Sửa đổi.
5. Di chuyển các hàng văn bản trong bảng
Đôi khi khi bạn đang làm việc trên bảng, bạn có thể muốn di chuyển một hoặc nhiều hàng trong bảng lên hoặc xuống mà không phải thay đổi định dạng bảng. Một phương pháp là sao chép-dán nhưng điều đó có nguy cơ định dạng.
Một phương pháp khác là sử dụng phím mũi tên ALT + SHIFT + UP để di chuyển toàn bộ hàng lên. Tương tự, để di chuyển toàn bộ hàng xuống, hãy sử dụng phím mũi tên ALT + SHIFT + DN. Lưu ý rằng bạn phải chọn hàng trước khi có thể di chuyển nó bằng các phím ALT + SHIFT + Mũi tên. Phương pháp này đảm bảo định dạng không bị xáo trộn.
6. Nhanh chóng thay đổi khoảng cách dòng
Đôi khi cần phát sinh rằng bạn phải thay đổi khoảng cách dòng giữa các đoạn khác nhau. Dưới đây là các phím tắt:
CTRL + 1 –> Thay đổi dãn cách dòng thành 1
CTRL + 2 –> Thay đổi dãn cách dòng thành 2
CTRL + 5 –> Thay đổi khoảng cách dòng thành 1,5
Lưu ý rằng bạn chỉ cần đặt con trỏ vào đoạn văn cần được tạo kiểu. Bạn không cần phải chọn đoạn văn.
7. Nhanh chóng thêm đường viền vào đoạn văn
Nếu bạn muốn thêm viền vào một số đoạn văn, bạn có thể sử dụng hộp thoại Viền và tô bóng. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của bạn chỉ là thêm đường viền dưới cùng vào văn bản / đoạn văn, bạn có thể làm điều đó bằng cách thêm ba ký tự đặc biệt và nhấn Enter.
Nhấn – (dấu gạch nối) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch chân 3/4 điểm
Nhấn _ (gạch dưới) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch chân 1,5 điểm
Nhấn ~ (dấu ngã) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch chân ngoằn ngoèo
Nhấn * (dấu hoa thị) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch chân chấm chấm
Nhấn = (bằng) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch chân kép
8. Tìm định dạng đặc biệt
Bạn có thể tìm thấy văn bản được định dạng đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể tìm thấy văn bản hoặc văn bản được đánh dấu có phông chữ là Times New Roman. Bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản in đậm hoặc in nghiêng. Có nhiều tùy chọn hơn khi bạn sử dụng tùy chọn Tìm.
- Nhấn CTRL+F để mở ngăn Tìm. Trong Word, nó xuất hiện ở phía bên trái của cửa sổ.
- Nhấp vào hình tam giác hướng xuống bên cạnh kính lúp và nhấp vào Tìm kiếm nâng cao…
- Trong hộp thoại Tìm xuất hiện, nhấp vào Thêm.
- Bạn có thể thấy nhiều tùy chọn trong Định dạng.
- Khi bạn chọn bất cứ thứ gì, nó sẽ xuất hiện trong hộp văn bản “Tìm gì”. Khi bạn nhấp vào, Tìm tiếp theo mà không nhập bất cứ thứ gì vào hộp văn bản “Tìm gì”, nó sẽ tìm kiếm định dạng bạn đã chọn. Ví dụ: bạn có thể chọn Phông chữ và trong hộp thoại Phông chữ, chọn phông chữ và các thuộc tính của nó (đậm, nghiêng, v.v.).
9. Hợp nhất định dạng khi dán trên các tài liệu
Khi bạn sao chép bất cứ thứ gì từ một tài liệu khác và dán nó vào tài liệu hiện tại, bạn sẽ muốn văn bản được sao chép khớp với định dạng của tài liệu hiện tại. Mặc dù bạn có thể định dạng thủ công mỗi lần sao chép văn bản từ các tài liệu khác sang tài liệu hiện tại, bạn cũng có thể đặt dán mặc định để phối định dạng để văn bản được sao chép từ các nguồn khác có được định dạng của tài liệu hiện tại.
- Để đặt định dạng mặc định, hãy nhấp vào hình tam giác hướng xuống bên dưới Dán vào tab Trang chủ
- Nhấp vào Đặt dán mặc định
- Trong cửa sổ xuất hiện, Chọn Hợp nhất các đích trong 1] Khi dán trong cùng một tài liệu và 2] Khi dán giữa các tài liệu.
- Bấm OK để đóng cửa sổ
10. Định dạng chỉ sao chép
Đôi khi bạn có thể muốn áp dụng một định dạng đã có sẵn từ một phần của tài liệu sang một phần khác. Bạn có Format Painter cho mục đích này. Sử dụng Format Painter có thể gây khó chịu khi xử lý các tài liệu dài. Đây là một phương pháp khác dễ sử dụng hơn.
Nhấn CTRL+SHIFT+C thay vì CTRL+C. Thao tác này sẽ chỉ sao chép định dạng và để lại văn bản.
Di chuyển đến đích nơi định dạng sẽ được áp dụng. Chọn văn bản mà định dạng sẽ được áp dụng. Nhấn CTRL+SHIFT+V để dán định dạng vào vùng chọn.